Benchmarking: ou melhor dizendo, aprendendo com os outros
Postado em: 16/01/2018 | 6 min de leitura
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Em nosso meio é uma prática relativamente comum a visita a outras propriedades com o intuito de aprender com outro produtor, seus acertos e erros. O tema benchmarking não é novidade para muitos, e já foi tratado pelo MilkPoint em outras oportunidades. Porém, é normal nos depararmos com comparações realizadas com a melhor das intenções, mas, que podem levar a interpretações incorretas, decisões, falhas e assim, gerar consequências desastrosas.
Por exemplo, na Nova Zelândia, de acordo com as particularidades de solo, climáticas, técnicas e comerciais, foram definidos cinco sistemas de produção de leite. A nossa realidade é completamente diferente da realidade deles, e por essa razão não podemos utilizar a mesma classificação. Da mesma forma, se considerarmos apenas o calor e a umidade nas fazendas leiteiras da Flórida nos EUA, constata-se que são características semelhantes a algumas regiões brasileiras no verão, porém não podemos comparar simplesmente uma taxa de prenhes de um rebanho americano com um rebanho brasileiro.
Vários outros fatores e indicadores podem e devem ser considerados nesta análise e comparação. Ultimamente compara-se muito a produção do leite brasileiro com o neozelandês, uruguaio ou argentino. Além disso, também são avaliados os custos e o sistema de produção, mas, a comparação não pode ser tão simples assim. São realidades totalmente diferentes de sistemas de produção, custos, resultados de produtividade de mão de obra, legislações, entre outras variáveis. Mas também não é porque existem estas diferenças que não podemos comparar e aprender com eles.
Mesmo quando comparamos uma fazenda em Minas Gerais, com uma realidade diferente de uma fazenda leiteira no Paraná, ou até mesmo com uma fazenda vizinha, temos que tomar cuidado com o que e a forma como é feita esta comparação. Em todas estas situações, a prática de conhecer o que e como o outro faz é positivo e é possível aprender e melhorar resultados com este aprendizado.
Se corretamente utilizado, o benchmarking é uma das ferramentas mais relevantes para aumentar a eficiência do que fazemos, e simploriamente pode ser chamada de “ponto de referência”. Sua aplicação se refere a um minucioso processo de pesquisa pelos gestores ao compararem produtos, prática de gestão, serviços, processos ou métodos utilizados por outras fazendas, absorvendo algumas características para melhorarem seus resultados.
O benchmarking é um método de aprendizado que significa se comparar com os melhores, ou os de referência, adaptando as práticas e os resultados aos realizados na fazenda - com melhorias significativas. Não se trata de uma simples imitação, ou cópia, mas sim da capacidade de enxergar as melhores práticas utilizadas pelas outras fazendas e adequá-las às peculiaridades de sua fazenda. Exige criatividade para adaptar as boas práticas identificadas para que funcione adequadamente, o que pode gerar, inclusive, inovações importantes na fazenda.
Na sua forma mais simples, o benchmarking permite a comparação de uma fazenda com outras, aprendendo com os outros e identificando ações. Vale destacar que lições valiosas podem ser extraídas do benchmarking, podendo ajudar os produtores, técnicos e todos os envolvidos na cadeia leiteira a melhorar sua produtividade, desempenho e resultados.
Segundo a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), o benchmarking pode ser definido como “o método para comparar o desempenho de um processo ou produto com o seu similar, que esteja sendo executado de maneira mais eficaz e eficiente, dentro ou fora da organização, visando entender as razões do desempenho superior, adaptar à realidade da fazenda e programar melhorias significativas”. Simplificadamente “é o processo de comparar práticas organizacionais e tecnologias com as de outras fazendas”.
A adoção do benchmarking requer medidas quantitativas de indicadores de desempenho selecionados de acordo com o que se pretende aprender, que representem o desempenho da fazenda, do sistema, do processo, e um subsequente processo de interpretação para formular e planejar ações, que se corretamente definidas, resultarão em ganhos efetivos para a fazenda. Como toda metodologia, apresenta vantagens e desvantagens.
Vantagens:
- Melhora o conhecimento que a fazenda tem de si mesma, seu sistema e seus processos;
- Promove o processo de aprendizagem por meio da ação, reflexão, ação;
- Aprimora seus processos e práticas de gestão para alcançar o mais rápido possível os objetivos e metas propostos;
- Estimula a equipe a alcançar metas realizáveis já alcançadas por outras fazendas;
- Promove maior conhecimento do mercado e sobre o sistema de produção;
- Aprende com sistemas referência;
- Busca melhoria nos resultados técnicos e econômicos.
Desvantagens:
- Deve-se tomar cuidado para adequar metodologias e práticas observadas ao contexto da fazenda. Somente copiar o que o outro faz, pura e simplesmente, com certeza conduzirá a fazenda a resultados nulos ou negativos;
- Um eventual excesso de foco nas outras fazendas pode fazer a sua propriedade perder sua própria identidade. Deve-se ter, portanto, o cuidado de adaptar o que for melhor, que é aplicável, sem perder suas características mais marcantes;
- As informações e dados sobre os processos podem ser passadas de forma distorcida, assim como a interpretação das mesmas.
Em linhas gerais, a Fundação Nacional da Qualidade, preconiza que um estudo de benchmarking deve seguir cinco passos: Planejar, Coletar, Analisar, Adaptar e Melhorar. Essas fases são oriundas do conceito do PDCA (Plan, Do, Check, Act, que significa planejar, executar, verificar e agir), o que enfatiza, ainda mais, o objetivo principal de um estudo de benchmarking: a melhoria. Neste ponto, alguns aspectos devem ser considerados:
- Todo estudo de benchmarking deve ser muito bem planejado: qual o foco; o que preciso aprender; que processos observar; quando fazer; quais indicadores usar; quais são os indicadores relevantes e aplicáveis a situação; como estou em relação a estes pontos, entre outros;
- A coleta das informações só pode ser feita após um planejamento do que se quer: como são os meus indicadores; o que a fazenda faz de diferente ou não; as informações podem ser confidenciais ou não; quais indicadores são semelhantes;
- As informações coletadas devem ser cuidadosamente analisadas: como estou em relação aos indicadores selecionados; qual o meu histórico; quais as particularidades da minha fazenda e da fazenda visitada. Nesta análise é importante considerar se é possível alcançar o indicador referência de acordo com cada realidade, e se ele é relevante e se aplica à minha realidade e em que condições. Outro aspecto é quanto aos números que deram origem ao indicador do resultado, por exemplo, 80% de taxa de cura em 10 animais e 70% de taxa de cura em 400 animais. No caso, os 70% são mais confiáveis.
O benchmarking interno compara os processos internos, analisa e interpreta a série histórica, as variáveis que interferem nos processos, entre outras particularidades. Como está o processo de aprendizagem dentro da fazenda. Aprendemos com nossos erros e acertos?
As conclusões da análise a respeito das melhores práticas observadas não podem ser implementadas na sua fazenda sem antes passar por um processo de adaptação, e consequentemente o planejamento das ações necessárias à sua implantação.
O objetivo final do estudo é melhorar e este foco primordial não pode ser esquecido. Mudar por mudar e seguir modismos resulta em decisões e ações desastrosas.
É preciso administrar olhando para fora da porteira, não só em relação a aspectos econômicos, mercadológicos, políticos, ambientais, legais, entre outros, mas também no sentido de conhecer o que outros produtores estão fazendo. Vale estudar o que deu resultado ou não, e com isso, adquirir conhecimento e ampliar experiências - resultando em um processo contínuo de melhoria nas decisões dentro da fazenda.
Ricardo Ferreira Godinho é instrutor do EducaPoint! Conheça os cursos online apresentados por ele na plataforma de ensino:
* Gestão financeira de propriedades leiteiras
* Planejamento da produção leiteira: definindo objetivos, metas e ações
Bibliografia consultada:
A importância do benchmarking para as organizações, FNQ, 03/04/2017. Disponível em: http://fnq.org.br/informe-se/noticias/a-importancia-do-benchmarking-para-as-organizacoes.
Benchmarking: o que é e como fazer. Uma espiada na grama do vizinho, ou: como fazer benchmarking. Endeavor Brasil, junho 2015. Disponível em: https://endeavor.org.br/benchmarking/ BATEMAN, Thomas S.; SNELL, Scott A. Administração – Construindo Vantagem Competitiva. São Paulo. Ed. Atlas SA. 1998.
EIP-AGRI Focus Group Benchmarking of farm productivity and sustainability performance. Final Report. European Commission. January 2017.
Facts and Figures for New Zealand Dairy Farmers, 2nd Edition, 2017.
MOTTA, Ricardo et al. BENCHMARKING. Fundação Nacional da Qualidade - Modelo de Excelência da Gestão. N° 14. Brasília, 2014.
New Zealand Dairy Statistics 2015-16. DairyNZ and LIC. Hamilton, New Zealand. 2016.
Por exemplo, na Nova Zelândia, de acordo com as particularidades de solo, climáticas, técnicas e comerciais, foram definidos cinco sistemas de produção de leite. A nossa realidade é completamente diferente da realidade deles, e por essa razão não podemos utilizar a mesma classificação. Da mesma forma, se considerarmos apenas o calor e a umidade nas fazendas leiteiras da Flórida nos EUA, constata-se que são características semelhantes a algumas regiões brasileiras no verão, porém não podemos comparar simplesmente uma taxa de prenhes de um rebanho americano com um rebanho brasileiro.
Vários outros fatores e indicadores podem e devem ser considerados nesta análise e comparação. Ultimamente compara-se muito a produção do leite brasileiro com o neozelandês, uruguaio ou argentino. Além disso, também são avaliados os custos e o sistema de produção, mas, a comparação não pode ser tão simples assim. São realidades totalmente diferentes de sistemas de produção, custos, resultados de produtividade de mão de obra, legislações, entre outras variáveis. Mas também não é porque existem estas diferenças que não podemos comparar e aprender com eles.
Mesmo quando comparamos uma fazenda em Minas Gerais, com uma realidade diferente de uma fazenda leiteira no Paraná, ou até mesmo com uma fazenda vizinha, temos que tomar cuidado com o que e a forma como é feita esta comparação. Em todas estas situações, a prática de conhecer o que e como o outro faz é positivo e é possível aprender e melhorar resultados com este aprendizado.
Se corretamente utilizado, o benchmarking é uma das ferramentas mais relevantes para aumentar a eficiência do que fazemos, e simploriamente pode ser chamada de “ponto de referência”. Sua aplicação se refere a um minucioso processo de pesquisa pelos gestores ao compararem produtos, prática de gestão, serviços, processos ou métodos utilizados por outras fazendas, absorvendo algumas características para melhorarem seus resultados.
O benchmarking é um método de aprendizado que significa se comparar com os melhores, ou os de referência, adaptando as práticas e os resultados aos realizados na fazenda - com melhorias significativas. Não se trata de uma simples imitação, ou cópia, mas sim da capacidade de enxergar as melhores práticas utilizadas pelas outras fazendas e adequá-las às peculiaridades de sua fazenda. Exige criatividade para adaptar as boas práticas identificadas para que funcione adequadamente, o que pode gerar, inclusive, inovações importantes na fazenda.
Na sua forma mais simples, o benchmarking permite a comparação de uma fazenda com outras, aprendendo com os outros e identificando ações. Vale destacar que lições valiosas podem ser extraídas do benchmarking, podendo ajudar os produtores, técnicos e todos os envolvidos na cadeia leiteira a melhorar sua produtividade, desempenho e resultados.
Segundo a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), o benchmarking pode ser definido como “o método para comparar o desempenho de um processo ou produto com o seu similar, que esteja sendo executado de maneira mais eficaz e eficiente, dentro ou fora da organização, visando entender as razões do desempenho superior, adaptar à realidade da fazenda e programar melhorias significativas”. Simplificadamente “é o processo de comparar práticas organizacionais e tecnologias com as de outras fazendas”.
A adoção do benchmarking requer medidas quantitativas de indicadores de desempenho selecionados de acordo com o que se pretende aprender, que representem o desempenho da fazenda, do sistema, do processo, e um subsequente processo de interpretação para formular e planejar ações, que se corretamente definidas, resultarão em ganhos efetivos para a fazenda. Como toda metodologia, apresenta vantagens e desvantagens.
Vantagens:
- Melhora o conhecimento que a fazenda tem de si mesma, seu sistema e seus processos;
- Promove o processo de aprendizagem por meio da ação, reflexão, ação;
- Aprimora seus processos e práticas de gestão para alcançar o mais rápido possível os objetivos e metas propostos;
- Estimula a equipe a alcançar metas realizáveis já alcançadas por outras fazendas;
- Promove maior conhecimento do mercado e sobre o sistema de produção;
- Aprende com sistemas referência;
- Busca melhoria nos resultados técnicos e econômicos.
Desvantagens:
- Deve-se tomar cuidado para adequar metodologias e práticas observadas ao contexto da fazenda. Somente copiar o que o outro faz, pura e simplesmente, com certeza conduzirá a fazenda a resultados nulos ou negativos;
- Um eventual excesso de foco nas outras fazendas pode fazer a sua propriedade perder sua própria identidade. Deve-se ter, portanto, o cuidado de adaptar o que for melhor, que é aplicável, sem perder suas características mais marcantes;
- As informações e dados sobre os processos podem ser passadas de forma distorcida, assim como a interpretação das mesmas.
Em linhas gerais, a Fundação Nacional da Qualidade, preconiza que um estudo de benchmarking deve seguir cinco passos: Planejar, Coletar, Analisar, Adaptar e Melhorar. Essas fases são oriundas do conceito do PDCA (Plan, Do, Check, Act, que significa planejar, executar, verificar e agir), o que enfatiza, ainda mais, o objetivo principal de um estudo de benchmarking: a melhoria. Neste ponto, alguns aspectos devem ser considerados:
- Todo estudo de benchmarking deve ser muito bem planejado: qual o foco; o que preciso aprender; que processos observar; quando fazer; quais indicadores usar; quais são os indicadores relevantes e aplicáveis a situação; como estou em relação a estes pontos, entre outros;
- A coleta das informações só pode ser feita após um planejamento do que se quer: como são os meus indicadores; o que a fazenda faz de diferente ou não; as informações podem ser confidenciais ou não; quais indicadores são semelhantes;
- As informações coletadas devem ser cuidadosamente analisadas: como estou em relação aos indicadores selecionados; qual o meu histórico; quais as particularidades da minha fazenda e da fazenda visitada. Nesta análise é importante considerar se é possível alcançar o indicador referência de acordo com cada realidade, e se ele é relevante e se aplica à minha realidade e em que condições. Outro aspecto é quanto aos números que deram origem ao indicador do resultado, por exemplo, 80% de taxa de cura em 10 animais e 70% de taxa de cura em 400 animais. No caso, os 70% são mais confiáveis.
O benchmarking interno compara os processos internos, analisa e interpreta a série histórica, as variáveis que interferem nos processos, entre outras particularidades. Como está o processo de aprendizagem dentro da fazenda. Aprendemos com nossos erros e acertos?
As conclusões da análise a respeito das melhores práticas observadas não podem ser implementadas na sua fazenda sem antes passar por um processo de adaptação, e consequentemente o planejamento das ações necessárias à sua implantação.
O objetivo final do estudo é melhorar e este foco primordial não pode ser esquecido. Mudar por mudar e seguir modismos resulta em decisões e ações desastrosas.
É preciso administrar olhando para fora da porteira, não só em relação a aspectos econômicos, mercadológicos, políticos, ambientais, legais, entre outros, mas também no sentido de conhecer o que outros produtores estão fazendo. Vale estudar o que deu resultado ou não, e com isso, adquirir conhecimento e ampliar experiências - resultando em um processo contínuo de melhoria nas decisões dentro da fazenda.
Ricardo Ferreira Godinho é instrutor do EducaPoint! Conheça os cursos online apresentados por ele na plataforma de ensino:
* Gestão financeira de propriedades leiteiras
* Planejamento da produção leiteira: definindo objetivos, metas e ações
Bibliografia consultada:
A importância do benchmarking para as organizações, FNQ, 03/04/2017. Disponível em: http://fnq.org.br/informe-se/noticias/a-importancia-do-benchmarking-para-as-organizacoes.
Benchmarking: o que é e como fazer. Uma espiada na grama do vizinho, ou: como fazer benchmarking. Endeavor Brasil, junho 2015. Disponível em: https://endeavor.org.br/benchmarking/ BATEMAN, Thomas S.; SNELL, Scott A. Administração – Construindo Vantagem Competitiva. São Paulo. Ed. Atlas SA. 1998.
EIP-AGRI Focus Group Benchmarking of farm productivity and sustainability performance. Final Report. European Commission. January 2017.
Facts and Figures for New Zealand Dairy Farmers, 2nd Edition, 2017.
MOTTA, Ricardo et al. BENCHMARKING. Fundação Nacional da Qualidade - Modelo de Excelência da Gestão. N° 14. Brasília, 2014.
New Zealand Dairy Statistics 2015-16. DairyNZ and LIC. Hamilton, New Zealand. 2016.